中小企業様のオフィスレイアウトガイド

近年のオフィス内セキュリティにおいては、物理的に区切ったゾーンごとのセキュリティを計画していく必要があります。元来「ゾーニング」とはオフィス内で関連性の高い部署をまとめて配置し、作業に適切な「動線」を作ることを目的としていました。一方セキュリティにおけるゾーニングは、それを逆手に取り「動線を制限する」ことで、部外者や権限のないワーカーが立ち入れないゾーンを作り、セキュリティを高めることが目的です。オフィス内のセキュリティレベルを設定し、部外者の侵入を防ぎ、かつワーカーも権限に応じ動線を制限します。そのためには入退室管理システムや、セキュリティゲートなどを設置したオフィスレイアウトが必要となります。

「デキるヤツほどデスクが片づいている」とはよくいわれる話です。これはあながち根拠のない話ではありません。デスクを片づけられないというのは、「デスク上さえも管理ができない」ということです。これでは業務の効率が上がらないのも当然といえます。日々刻々と増えていく書類。これを効率よく管理し、活用していくためにはファイリングシステムを構築する必要があります。

IT技術が進歩したとはいえ、書類の電子化はまだまだ完全なものとはいえません。日本のビジネスの世界において、現状書類は最重要な資料として扱われています。しかしながら紙媒体であることにより、情報共有化の不備や紛失事故などが起こってしまうのが書類の弱点です。それらの弱点をクリアするため、共通認識に基づいてファイル名、分類法、配列などを決定し、ファイル基準表を作成しましょう。その基準表に従い書類を保管していくことで、効率よい書類管理と情報の共有化が可能となるでしょう。